Sai lầm phổ biến khi triển khai hệ thống ERP

Triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một bước ngoặt lớn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít dự án ERP thất bại hoặc không đạt được kỳ vọng ban đầu do những sai lầm có thể phòng tránh được. Dưới đây là tổng hợp những sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số này.

1. Lựa chọn phần mềm không phù hợp với đặc thù ngành nghề

Nhiều doanh nghiệp thường chạy theo các thương hiệu ERP nổi tiếng toàn cầu mà quên mất việc đánh giá sự tương thích với quy trình vận hành thực tế của mình. Mỗi ngành nghề như sản xuất, bán lẻ hay dịch vụ đều có những đặc điểm riêng biệt. Việc áp đặt một hệ thống quá cứng nhắc hoặc quá phức tạp so với nhu cầu thực tế sẽ gây lãng phí nguồn lực và tạo ra rào cản cho nhân viên. Để tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất, bạn có thể tham khảo các dòng phần mềm ERP đa dạng, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau.

2. Thiếu sự cam kết và đồng hành từ ban lãnh đạo

ERP không đơn thuần là một dự án CNTT, mà là một cuộc cách mạng về quản trị. Sai lầm lớn nhất là ban lãnh đạo phó mặc toàn bộ quá trình triển khai cho đội ngũ kỹ thuật. Nếu người đứng đầu không quyết liệt trong việc thay đổi tư duy, tái cấu trúc quy trình và phê duyệt ngân sách kịp thời, dự án rất dễ rơi vào tình trạng trì trệ hoặc bị nhân viên phản đối ngầm.

3. Đánh giá thấp tầm quan trọng của việc đào tạo nhân sự

Hệ thống ERP dù hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô dụng nếu người dùng không biết cách vận hành. Nhiều đơn vị chỉ chú trọng vào việc cài đặt phần mềm mà cắt giảm chi phí đào tạo. Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên lúng túng, nhập liệu sai sót hoặc quay lại cách làm thủ công cũ, làm mất đi giá trị cốt lõi của việc tích hợp dữ liệu tập trung.

4. Dữ liệu đầu vào không được làm sạch và chuẩn hóa

"Rác vào thì rác ra" là quy tắc vàng trong ERP. Nếu doanh nghiệp đưa các dữ liệu khách hàng, tồn kho hay tài chính đang bị sai lệch, trùng lặp từ hệ thống cũ vào ERP mới, toàn bộ báo cáo đầu ra sẽ không còn giá trị tin cậy. Việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trước khi "Go-live" là bước bắt buộc nhưng thường bị xem nhẹ để chạy theo tiến độ.

5. Cố gắng tùy chỉnh (Customization) quá mức

Khi thấy phần mềm khác biệt với thói quen làm việc cũ, doanh nghiệp thường yêu cầu đơn vị triển khai chỉnh sửa code để khớp hoàn toàn với quy trình hiện tại. Việc tùy chỉnh quá mức không chỉ làm tăng chi phí, kéo dài thời gian triển khai mà còn gây khó khăn cực lớn cho việc nâng cấp hệ thống trong tương lai. Thay vào đó, doanh nghiệp nên cân nhắc điều chỉnh quy trình của mình theo các "Best Practices" mà phần mềm đã thiết lập sẵn.

6. Thiếu kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro

Triển khai ERP luôn tiềm ẩn những rủi ro về kỹ thuật, tiến độ và nhân sự. Sai lầm của doanh nghiệp là quá lạc quan vào một kế hoạch hoàn hảo mà không chuẩn bị các phương án dự phòng. Việc thiếu các mốc kiểm tra (milestones) định kỳ và không có đội ngũ hỗ trợ sau khi vận hành chính thức thường khiến doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng khi phát sinh lỗi hệ thống.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn đa chiều hơn để triển khai ERP thành công.