Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử năm 2026 doanh nghiệp cần nắm rõ

Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý thuế chặt chẽ hơn, quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) ở Việt Nam tiếp tục được điều chỉnh và cập nhật mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu minh bạch hóa giao dịch và tăng hiệu quả quản lý. Dưới đây là các nội dung quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần biết trong năm 2026 dựa trên hệ thống văn bản pháp luật mới nhất:

1. Mở rộng phạm vi và đối tượng áp dụng HĐĐT

Từ ngày 1/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử được mở rộng đối tượng phải áp dụng. Không chỉ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mà cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh với doanh thu nhất định cũng chịu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn phát sinh từ máy tính tiền với kết nối dữ liệu tới cơ quan thuế.

2. Quy định chi tiết hóa đơn điện tử mới

Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, hướng dẫn các nội dung chi tiết liên quan đến hóa đơn và chứng từ theo Nghị định 70. Thông tư này cập nhật các hướng dẫn về cách lập hóa đơn, ký hiệu mẫu, xử lý hóa đơn sai sót, và các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có người mua là cá nhân theo đúng quy định pháp luật.

3. Thời hạn nộp và truyền dữ liệu hóa đơn

Doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử phải gửi dữ liệu đúng thời điểm theo quy định: đa số trường hợp cần truyền dữ liệu ngay khi lập hoặc trong cùng ngày phát hành, thay vì tổng hợp nộp cuối tháng. Điều này giúp cơ quan thuế giám sát giao dịch kịp thời và giảm rủi ro vi phạm quy định.

4. Quy định xử phạt vi phạm hóa đơn năm 2026

Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026, sửa đổi các quy định xử phạt hành chính về thuế và hóa đơn. Các điểm mới bao gồm:

• Mở rộng định nghĩa hành vi vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
• Bổ sung trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, sự kiện khách quan) khi xem xét xử phạt.
• Điều chỉnh mức phạt cụ thể với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm hay không lập hóa đơn theo quy định, trong đó phạt cao nhất có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ.
• Mở rộng đối tượng bị xử phạt, bao gồm cả tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu có sai phạm liên quan.

5. Lưu trữ và lưu giữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải lưu trữ các hóa đơn điện tử đã phát hành trong thời gian quy định của pháp luật thuế. Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo truy cập được khi cơ quan thuế kiểm tra và đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.

6. Bổ sung đối tượng khai thuế điện tử và các trường hợp đặc thù

Các văn bản mới cũng quy định rõ hơn đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, quy trình cấp mã, cũng như cách sử dụng hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và các trường hợp phát sinh đặc thù khác trong môi trường kinh doanh số hóa.