Vì sao phần mềm quản lý hóa đơn chỉ tải được khoảng 80% PDF gốc?

Nếu đang làm kế toán dịch vụ hoặc quản lý hóa đơn cho nhiều doanh nghiệp, bạn có thể gặp một tình huống khá khó hiểu: phần mềm lấy được dữ liệu XML của hóa đơn nhưng khi tải PDF gốc thì lại thiếu một số hóa đơn.

Có trường hợp dữ liệu XML gần như đầy đủ nhưng PDF chỉ tải được một phần. Điều này không đồng nghĩa những hóa đơn còn thiếu bị mất hoặc hóa đơn có vấn đề.

1. Vì sao XML tải được nhưng PDF lại không đủ?

XML và PDF không phải là cùng một loại dữ liệu.

Có thể hiểu đơn giản:

XML chứa dữ liệu điện tử của hóa đơn như thông tin người bán, người mua, tiền hàng, thuế, số hóa đơn...

Trong khi đó, PDF gốc chủ yếu phục vụ việc hiển thị hóa đơn dưới dạng văn bản/hình ảnh để dễ xem, lưu trữ hoặc gửi cho khách hàng.

Vì vậy, việc phần mềm lấy được dữ liệu XML không có nghĩa là chắc chắn sẽ lấy được PDF tương ứng của tất cả hóa đơn.

2. Những nguyên nhân thường khiến PDF bị thiếu

Một số nguyên nhân thường gặp:

- Hóa đơn có dữ liệu XML nhưng hệ thống không cung cấp file PDF tương ứng.

- PDF được lưu trữ hoặc cung cấp theo cách khác với dữ liệu XML.

- Hóa đơn đến từ nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác nhau.

- Một số hóa đơn không có bản PDF gốc được lưu trên hệ thống đang tra cứu.

- Hệ thống cung cấp hóa đơn có giới hạn đối với việc tải PDF.

- Dữ liệu PDF chưa được cập nhật hoặc chưa sẵn sàng tại thời điểm phần mềm thực hiện lấy dữ liệu.

Vì vậy, không nên lấy tỷ lệ PDF tải được để đánh giá trực tiếp mức độ đầy đủ của dữ liệu hóa đơn.

3. Tại sao phần mềm có thể lấy XML nhưng không lấy được PDF?

Đây là vấn đề khiến nhiều kế toán dễ hiểu nhầm.

Phần mềm quản lý hóa đơn thường cần dữ liệu XML để phục vụ các công việc như:

- Tra cứu hóa đơn.

- Kiểm tra thông tin hóa đơn.

- Đối chiếu dữ liệu.

- Quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra.

- Phục vụ nghiệp vụ kế toán.

Trong khi đó, PDF gốc phụ thuộc nhiều hơn vào việc hệ thống có cung cấp bản PDF để tải hay không.

Do đó có thể xảy ra trường hợp:

4. Hóa đơn có XML nhưng không tải được PDF.

Điều này không bất thường nếu hệ thống nguồn không cung cấp PDF tương ứng cho phần mềm tại thời điểm tra cứu.

5. PDF bị thiếu có nghĩa là hóa đơn không hợp lệ không?

Không.

Không tải được PDF không phải căn cứ để kết luận hóa đơn không hợp lệ.

Nếu dữ liệu hóa đơn vẫn được tra cứu và xác nhận trên hệ thống theo quy định, việc không có file PDF để tải về là một vấn đề khác.

Với kế toán, điều quan trọng là không nên nhìn vào việc “có PDF hay không” rồi kết luận ngay hóa đơn có vấn đề.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp có khoảng 1.000 hóa đơn đầu vào trong một khoảng thời gian.

Phần mềm có thể lấy được dữ liệu XML của gần như toàn bộ số hóa đơn này, nhưng chỉ tải được khoảng 800 file PDF.

Điều đó không có nghĩa 200 hóa đơn còn lại bị mất.

Kế toán nên kiểm tra:

- 200 hóa đơn đó có dữ liệu XML hay không.

- Thông tin hóa đơn có tra cứu được không.

- Hóa đơn có được hệ thống xác nhận hay không.

- PDF có thực sự được cung cấp để tải xuống hay không.

Nếu XML vẫn đầy đủ nhưng PDF không có, vấn đề nằm ở khả năng cung cấp bản PDF, không phải ở việc dữ liệu hóa đơn bị mất.

6. Kế toán dịch vụ nên xử lý thế nào?

Khi quản lý số lượng lớn hóa đơn, nên ưu tiên kiểm tra dữ liệu XML trước, sau đó mới xử lý vấn đề PDF.

Có thể thực hiện theo cách đơn giản:

- Kiểm tra danh sách hóa đơn.

- Đối chiếu số lượng XML.

- Xác định những hóa đơn thiếu PDF.

- Kiểm tra từng trường hợp nếu cần bản PDF.

- Nếu hệ thống có cung cấp PDF nhưng phần mềm không tải được, liên hệ nhà cung cấp phần mềm để kiểm tra.

Cách làm này sẽ nhanh hơn nhiều so với việc kiểm tra từng PDF ngay từ đầu.

7. Không nên hiểu “tải được 100% XML” là “tải được 100% PDF”

Đây là điểm quan trọng nhất.

XML và PDF có cơ chế cung cấp dữ liệu khác nhau, vì vậy tỷ lệ tải được hai loại file có thể khác nhau.

Một phần mềm có thể lấy dữ liệu XML rất đầy đủ nhưng khả năng tải PDF lại thấp hơn.

Nếu đang đánh giá một phần mềm quản lý hóa đơn, bạn nên hỏi rõ:

- Phần mềm lấy được những loại dữ liệu nào?

- Có tải được XML hàng loạt không?

- Có tải được PDF không?

- PDF được lấy từ đâu?

- Khi thiếu PDF thì phần mềm có thông báo nguyên nhân không?

- Có thể đối chiếu danh sách XML và PDF hay không?

Những câu hỏi này thực tế hơn việc chỉ hỏi “phần mềm có tải được 100% hóa đơn không?”

Kết luận

Việc phần mềm quản lý hóa đơn tải được dữ liệu XML nhưng chỉ tải được một phần PDF gốc không nhất thiết là lỗi của phần mềm.

XML và PDF là hai loại dữ liệu khác nhau, khả năng lấy được mỗi loại phụ thuộc vào dữ liệu và cách hệ thống nguồn cung cấp.