Vì sao các phần mềm quản lý hóa đơn có thể tải đầy đủ dữ liệu hóa đơn XML?

Nếu từng làm kế toán dịch vụ hoặc quản lý nhiều doanh nghiệp, bạn có thể gặp tình huống phải tải hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hóa đơn XML. Nếu thực hiện thủ công từng hóa đơn, công việc này mất khá nhiều thời gian và rất dễ bỏ sót.

Trong khi đó, một số phần mềm quản lý hóa đơn có thể tự động lấy và tập hợp dữ liệu XML của hóa đơn theo doanh nghiệp, khoảng thời gian hoặc điều kiện tra cứu. Vậy tại sao phần mềm lại có thể làm được điều này?

1. Phần mềm lấy dữ liệu XML bằng cách nào?

Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý hóa đơn được thiết kế để kết nối và lấy dữ liệu từ hệ thống hóa đơn điện tử theo thông tin và quyền truy cập được phép.

Thay vì kế toán phải:

- Tìm từng hóa đơn.

- Mở từng hóa đơn.

- Nhấn tải XML.

- Lưu từng file về máy.

phần mềm có thể thực hiện việc tập hợp dữ liệu hóa đơn theo danh sách.

Ví dụ, một kế toán dịch vụ đang quản lý 20 doanh nghiệp và cần kiểm tra hóa đơn đầu vào của tháng 7. Nếu làm thủ công, việc tìm và tải dữ liệu của từng doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian.

Với phần mềm phù hợp, kế toán có thể lựa chọn doanh nghiệp và khoảng thời gian cần kiểm tra, sau đó hệ thống tự động lấy dữ liệu về để tiếp tục xử lý.

2. Có phải phần mềm nào cũng tải được 100% dữ liệu XML?

Không.

Đây là điểm cần lưu ý.

Khả năng lấy đầy đủ dữ liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

- Hệ thống hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng.

- Quyền truy cập của tài khoản.

- Thông tin đăng ký và xác thực.

- Khoảng thời gian cần tra cứu.

- Tình trạng dữ liệu trên hệ thống.

- Khả năng hỗ trợ của phần mềm.

Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn là chắc chắn lấy được 100% dữ liệu trong mọi trường hợp.

3. Tại sao khả năng tải hàng loạt XML lại quan trọng với kế toán?

Với một doanh nghiệp chỉ có vài hóa đơn mỗi tháng, việc tải thủ công có thể không phải vấn đề lớn.

Nhưng với đại lý thuế, kế toán dịch vụ hoặc người phụ trách nhiều doanh nghiệp, số lượng hóa đơn có thể rất lớn.

Khi đó, việc tự động tập hợp dữ liệu giúp:

- Giảm thời gian tải hóa đơn.

- Hạn chế bỏ sót dữ liệu.

- Dễ kiểm tra hóa đơn đầu vào.

- Dễ lưu trữ và tra cứu.

- Thuận tiện đối chiếu với sổ sách.

- Không phải thao tác thủ công với từng hóa đơn.

Đặc biệt, khi cần kiểm tra lại dữ liệu của một doanh nghiệp trong nhiều tháng, việc có toàn bộ XML được tập hợp sẵn sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.

4. Tải được XML có nghĩa là dữ liệu chắc chắn đầy đủ?

Không nên hiểu như vậy.

“Tải được nhiều XML” và “đảm bảo không bỏ sót hóa đơn” là hai vấn đề khác nhau.

Kế toán vẫn nên đối chiếu dữ liệu sau khi tải, đặc biệt trong các trường hợp:

- Doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn.

- Có nhiều nhà cung cấp.

- Dữ liệu phát sinh trong thời gian dài.

- Có hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

- Hóa đơn mới phát sinh nhưng chưa được hệ thống cập nhật.

Phần mềm có thể giúp giảm đáng kể công việc thủ công, nhưng kế toán vẫn cần kiểm tra dữ liệu trước khi sử dụng cho nghiệp vụ kế toán và kê khai.

Kết luận

Phần mềm quản lý hóa đơn có thể tải và tập hợp dữ liệu XML hàng loạt vì phần mềm được xây dựng để kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện việc lấy dữ liệu theo quyền truy cập được phép.

Tuy nhiên, không nên mặc định mọi phần mềm đều có thể tải 100% dữ liệu trong mọi trường hợp. Sau khi tải, kế toán vẫn nên kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trước khi sử dụng.