Hóa đơn điện tử có mã và không có mã khác nhau như thế nào?

Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã đều là các loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Điểm khác biệt quan trọng nhất nằm ở việc hóa đơn có được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua hay không.

Hiểu được điểm này giúp doanh nghiệp và kế toán tránh nhầm lẫn khi lựa chọn, phát hành và kiểm tra hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có mã là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế được tạo ra để xác định hóa đơn trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế.

Có thể hiểu đơn giản:

Người bán lập hóa đơn → gửi dữ liệu đến cơ quan thuế → cơ quan thuế cấp mã → hóa đơn được gửi cho người mua.

Đây là hình thức khá phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã.

Hóa đơn điện tử không có mã là gì?

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được người bán lập và gửi cho người mua mà không phải chờ cơ quan thuế cấp mã trước.

Dữ liệu hóa đơn vẫn được thực hiện theo quy định và gửi đến cơ quan thuế theo phương thức áp dụng đối với người sử dụng hóa đơn.

Điểm cần nhớ là:

Không có mã của cơ quan thuế không có nghĩa là hóa đơn không được quản lý hoặc không phải gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.

Hóa đơn có mã và không có mã khác nhau ở đâu?

Sự khác nhau chủ yếu nằm ở quy trình lập và cấp mã.

Hóa đơn có mã phải trải qua bước cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Hóa đơn không có mã không cần chờ cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Vì vậy, khi nhìn vào một hóa đơn, kế toán cần xác định đúng loại hóa đơn trước khi kiểm tra hoặc xử lý nghiệp vụ.

Loại nào tốt hơn?

Không thể nói hóa đơn có mã tốt hơn hay không có mã tốt hơn trong mọi trường hợp.

Doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn nào phụ thuộc vào đối tượng và điều kiện áp dụng theo quy định pháp luật.

Do đó, không nên tự lựa chọn hóa đơn không có mã chỉ vì cho rằng loại này phát hành nhanh hơn.

Doanh nghiệp có được tự chọn hóa đơn có mã hoặc không có mã không?

Không phải lúc nào cũng được tự chọn.

Việc sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã phụ thuộc vào đối tượng áp dụng và quy định hiện hành.

Nếu doanh nghiệp không chắc mình thuộc trường hợp nào, nên kiểm tra quy định áp dụng hoặc hỏi cơ quan thuế/đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trước khi đăng ký sử dụng.

Khi kiểm tra hóa đơn cần chú ý điều gì?

Khi nhận một hóa đơn điện tử, kế toán nên kiểm tra:

- Thông tin người bán.

- Mã số thuế.

- Thông tin người mua.

- Số hóa đơn.

- Ngày lập.

- Giá trị hàng hóa, dịch vụ.

- Thuế suất và tiền thuế nếu có.

- Tình trạng hóa đơn trên hệ thống tra cứu.

- Mã của cơ quan thuế nếu đó là hóa đơn có mã.

Không nên chỉ nhìn vào việc có hoặc không có mã của cơ quan thuế để kết luận hóa đơn hợp lệ hay không.

Ví dụ dễ hiểu

Một doanh nghiệp A thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn có mã.

Khi bán hàng, doanh nghiệp lập hóa đơn và thực hiện gửi dữ liệu để cơ quan thuế cấp mã. Sau khi được cấp mã, hóa đơn mới được gửi đến khách hàng theo quy trình áp dụng.

Trong khi đó, doanh nghiệp B thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã. Doanh nghiệp có thể lập và gửi hóa đơn cho khách hàng mà không phải chờ bước cấp mã trước đó.

Điểm khác nhau nằm ở quy trình cấp mã, không phải ở việc một loại là “hóa đơn thật” còn loại kia là “hóa đơn không hợp lệ”.

Hóa đơn không có mã có hợp lệ không?

Có thể hợp lệ nếu được lập và sử dụng đúng đối tượng, đúng quy định.

Không nên mặc định:

Không có mã = hóa đơn không hợp lệ.

Ngược lại, hóa đơn có mã cũng không có nghĩa là kế toán có thể bỏ qua việc kiểm tra các thông tin khác trên hóa đơn.

Kết luận

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã khác nhau chủ yếu ở việc có được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua hay không.

Hóa đơn có mã phải thực hiện bước cấp mã của cơ quan thuế. Hóa đơn không có mã không phải chờ cấp mã trước khi gửi cho người mua nhưng vẫn được quản lý và thực hiện nghĩa vụ gửi dữ liệu theo quy định.

Đối với doanh nghiệp và kế toán, điều quan trọng nhất là xác định đúng mình thuộc trường hợp sử dụng loại hóa đơn nào, thay vì tự lựa chọn dựa trên việc loại nào phát hành nhanh hơn.