Cách kiểm tra hàng loạt hóa đơn đầu vào có hợp lệ hay không

Với doanh nghiệp có vài chục hóa đơn mỗi tháng, kiểm tra từng hóa đơn vẫn có thể thực hiện thủ công. Nhưng với kế toán dịch vụ, đại lý thuế hoặc doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn đầu vào, cách làm này rất dễ mất thời gian và bỏ sót.

Cách hiệu quả hơn là tập hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào, kiểm tra trạng thái và đối chiếu các thông tin quan trọng, sau đó chỉ xử lý thủ công những hóa đơn có vấn đề.

Hóa đơn đầu vào hợp lệ cần kiểm tra những gì?

Không nên chỉ kiểm tra xem hóa đơn có tồn tại trên hệ thống hay không.

Khi rà soát hàng loạt, kế toán nên chú ý:

- Mã số thuế và thông tin người bán.

- Thông tin người mua.

- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

- Ngày lập hóa đơn.

- Giá trị hàng hóa, dịch vụ.

- Thuế suất và tiền thuế.

- Trạng thái hóa đơn.

- Hóa đơn có bị thay thế hoặc điều chỉnh hay không.

- Thông tin trên hóa đơn có phù hợp với chứng từ và giao dịch thực tế không.

Một hóa đơn tra cứu được trên hệ thống chưa đồng nghĩa với việc có thể bỏ qua các bước kiểm tra nghiệp vụ khác.

Cách kiểm tra hàng loạt hóa đơn đầu vào

Với số lượng lớn, nên chia quá trình kiểm tra thành hai phần: kiểm tra dữ liệu trên hệ thống và kiểm tra nghiệp vụ kế toán.

Bước 1: Tập hợp danh sách hóa đơn đầu vào

Lấy danh sách hóa đơn trong khoảng thời gian cần kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp có nhiều hóa đơn, nên tập hợp dữ liệu điện tử để dễ lọc và đối chiếu thay vì mở từng hóa đơn một.

Bước 2: Kiểm tra trạng thái hóa đơn

Kiểm tra tình trạng của từng hóa đơn trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử.

Đặc biệt chú ý những hóa đơn có trạng thái liên quan đến:

- Hủy.

- Thay thế.

- Điều chỉnh.

-Không còn giá trị sử dụng.

- Có thông tin khác với dữ liệu doanh nghiệp đang lưu.

Những hóa đơn này cần được kiểm tra riêng trước khi đưa vào xử lý kế toán.

Bước 3: Đối chiếu thông tin quan trọng

Với danh sách hàng trăm hóa đơn, không nhất thiết phải đọc toàn bộ nội dung từng hóa đơn ngay từ đầu.

Có thể lọc trước những thông tin dễ sai như:

Mã số thuế → số hóa đơn → ngày lập → giá trị → thuế suất → trạng thái.

Những hóa đơn có dữ liệu bất thường sẽ được đưa vào danh sách kiểm tra riêng.

Bước 4: Kiểm tra hóa đơn thay thế, điều chỉnh

Đây là phần rất dễ bỏ sót khi kiểm tra thủ công.

Nếu một hóa đơn đã được thay thế hoặc điều chỉnh, kế toán cần xác định hóa đơn nào đang có giá trị sử dụng và dữ liệu nào cần ghi nhận.

Không nên đưa đồng thời hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế vào hồ sơ chỉ vì cả hai đều xuất hiện trong dữ liệu tra cứu.

Bước 5: Đối chiếu với chứng từ thực tế

Sau khi kiểm tra dữ liệu hóa đơn, cần đối chiếu với:

- Hợp đồng.

- Phiếu nhập kho.

- Biên bản giao nhận.

- Chứng từ thanh toán.

- Hồ sơ mua hàng.

- Các chứng từ liên quan khác.

Mục đích là xác định hóa đơn có phản ánh giao dịch thực tế hay không.

Có thể kiểm tra hàng nghìn hóa đơn cùng lúc không?

Có thể tự động hóa phần thu thập và lọc dữ liệu, nhưng không nên hiểu rằng phần mềm có thể tự động kết luận toàn bộ hóa đơn “hợp lệ” chỉ bằng một nút bấm.

Phần mềm có thể hỗ trợ kế toán:

- Tập hợp hóa đơn đầu vào.

- Lấy dữ liệu XML.

- Lọc theo thời gian.

- Tìm kiếm theo nhà cung cấp.

- Phân loại trạng thái.

- Phát hiện những hóa đơn cần kiểm tra thêm.

- Đối chiếu dữ liệu nhanh hơn.

Phần đánh giá về giao dịch thực tế, chứng từ và điều kiện kế toán, thuế vẫn cần người phụ trách nghiệp vụ kiểm tra.

Cách làm phù hợp với kế toán dịch vụ

Nếu đang quản lý nhiều doanh nghiệp, có thể áp dụng quy trình đơn giản:

Tập hợp dữ liệu → lọc hóa đơn → kiểm tra trạng thái → phát hiện bất thường → đối chiếu chứng từ → lưu kết quả.

Cách này hiệu quả hơn nhiều so với việc mở từng hóa đơn và kiểm tra từ đầu đến cuối.

Ví dụ, một kế toán dịch vụ đang quản lý 30 doanh nghiệp. Thay vì kiểm tra thủ công toàn bộ hóa đơn của từng doanh nghiệp, có thể tập hợp dữ liệu trước, lọc những hóa đơn có trạng thái hoặc thông tin bất thường rồi mới kiểm tra sâu.

Những lỗi thường gặp khi kiểm tra hóa đơn đầu vào

Một số trường hợp dễ bị bỏ sót:

- Chỉ kiểm tra PDF mà không kiểm tra dữ liệu điện tử.

- Không kiểm tra trạng thái hóa đơn.

- Không để ý hóa đơn thay thế.

- Không kiểm tra hóa đơn điều chỉnh.

- Không đối chiếu mã số thuế người bán.

- Chỉ nhìn thấy hóa đơn trên hệ thống rồi mặc định là hợp lệ.

- Kiểm tra từng hóa đơn thủ công dù số lượng lên tới hàng nghìn hóa đơn.

Checklist kiểm tra nhanh

Trước khi hoàn tất việc rà soát, có thể kiểm tra:

- Đã tập hợp đủ hóa đơn đầu vào.

- Đã kiểm tra trạng thái hóa đơn.

- Đã kiểm tra hóa đơn thay thế, điều chỉnh.

- Đã đối chiếu thông tin người bán.

- Đã kiểm tra thông tin người mua.

- Đã rà soát số tiền và thuế.

- Đã đối chiếu với chứng từ liên quan.

- Đã tách riêng các hóa đơn cần xử lý.

Kết luận

Khi số lượng hóa đơn đầu vào lớn, kiểm tra hàng loạt không có nghĩa là để phần mềm tự kết luận hóa đơn hợp lệ hay không.

Cách phù hợp hơn là dùng công cụ để tập hợp, lọc và phát hiện hóa đơn bất thường, sau đó kế toán kiểm tra sâu những trường hợp cần thiết.

Đối với đại lý thuế và kế toán dịch vụ, quy trình này giúp giảm đáng kể thời gian kiểm tra mà vẫn hạn chế nguy cơ bỏ sót hóa đơn cần xử lý.