Cách phát hiện hóa đơn đầu vào có dấu hiệu rủi ro trước khi kê khai thuế

Hóa đơn đầu vào nếu có sai sót hoặc thuộc trường hợp có dấu hiệu rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn trước khi đưa vào hồ sơ thuế.

Kiểm tra thông tin trên hóa đơn

Trước tiên, cần đối chiếu các thông tin cơ bản như:

- Tên, mã số thuế của người bán và người mua.

- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

- Ngày lập hóa đơn.

- Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng và đơn giá.

- Thuế suất và tiền thuế GTGT.

- Tổng tiền thanh toán.

Chỉ một sai lệch nhỏ về mã số thuế, tên doanh nghiệp hoặc số tiền cũng có thể khiến hóa đơn cần được kiểm tra lại trước khi kê khai.

Kiểm tra tình trạng hóa đơn trên hệ thống thuế

Doanh nghiệp nên tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế để xác nhận hóa đơn có tồn tại và thông tin có khớp với hóa đơn nhận được hay không.

Nếu không tìm thấy hóa đơn, thông tin không khớp hoặc trạng thái hóa đơn có bất thường, không nên vội kê khai mà cần xác minh lại với bên bán.

Kiểm tra người bán có dấu hiệu bất thường

Một số trường hợp nên kiểm tra kỹ hơn như:

- Doanh nghiệp bán hàng mới thành lập hoặc có thông tin hoạt động bất thường.

- Hóa đơn có giá trị lớn nhưng nội dung giao dịch không rõ ràng.

- Thông tin người bán và hàng hóa không phù hợp với thực tế.

- Có nhiều hóa đơn phát sinh bất thường trong thời gian ngắn.

Việc kiểm tra giúp hạn chế rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn có dấu hiệu rủi ro về thuế.

Đối chiếu hóa đơn với giao dịch thực tế

Hóa đơn chỉ nên được kê khai khi giao dịch thực tế có đầy đủ căn cứ. Doanh nghiệp nên đối chiếu với hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan.

Nếu hóa đơn có nhưng không chứng minh được giao dịch mua hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra lại trước khi kê khai.

Kiểm tra hóa đơn bị thay thế hoặc điều chỉnh

Một hóa đơn có thể đã được thay thế hoặc điều chỉnh sau khi lập. Nếu chỉ sử dụng hóa đơn cũ để kê khai mà không kiểm tra lịch sử, doanh nghiệp có thể kê khai sai thông tin.

Do đó, cần xác định hóa đơn đang sử dụng có phải là hóa đơn cuối cùng và thông tin trên hóa đơn có chính xác hay không.Tạo ảnh

Checklist kiểm tra nhanh trước khi kê khai

Trước khi kê khai thuế, có thể kiểm tra theo 5 bước:

1. Kiểm tra thông tin người bán và người mua.
2. Tra cứu tình trạng hóa đơn trên hệ thống thuế.
3. Đối chiếu số tiền và nội dung hàng hóa, dịch vụ.
4. Kiểm tra chứng từ chứng minh giao dịch thực tế.
5. Xác nhận hóa đơn không bị thay thế, điều chỉnh hoặc có trạng thái bất thường.

Thực hiện kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi kê khai giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai sót và giảm rủi ro khi kê khai thuế.