Phần mềm kế toán online hay offline: Nên chọn loại nào?

Doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm kế toán thường phân vân giữa phần mềm kế toán online và offline. Hai loại đều có thể đáp ứng các nghiệp vụ kế toán cơ bản, nhưng cách sử dụng và khả năng làm việc khác nhau.

Với doanh nghiệp nhỏ, kế toán nội bộ hoặc đơn vị có nhiều người cùng xử lý dữ liệu, việc chọn đúng loại phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp giảm chi phí và tránh phải chuyển đổi dữ liệu sau này.

Phần mềm kế toán online là gì?

Phần mềm kế toán online hoạt động trên nền tảng trực tuyến. Người dùng có thể đăng nhập và làm việc thông qua Internet mà không nhất thiết phải cài toàn bộ chương trình trên một máy tính cố định.

Dữ liệu kế toán thường được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp.

Điểm thuận tiện nhất là có thể làm việc ở nhiều nơi và trên nhiều thiết bị, miễn là có kết nối Internet và tài khoản được cấp quyền.

Phần mềm kế toán offline là gì?

Phần mềm kế toán offline thường được cài đặt trực tiếp trên máy tính hoặc hệ thống máy chủ của doanh nghiệp.

Dữ liệu được lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống lưu trữ do doanh nghiệp quản lý.

Cách sử dụng này phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát dữ liệu và môi trường làm việc theo hệ thống riêng.

Phần mềm kế toán online và offline khác nhau thế nào?

Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất nằm ở cách truy cập và quản lý dữ liệu.

Phần mềm online thuận tiện khi kế toán cần làm việc từ nhiều địa điểm, chia sẻ dữ liệu cho nhiều người hoặc cần truy cập nhanh mà không phụ thuộc vào một máy tính cụ thể.

Phần mềm offline phù hợp hơn với doanh nghiệp chủ yếu làm việc tại một địa điểm và muốn dữ liệu được quản lý trong hệ thống máy tính của mình.

Khi nào nên chọn phần mềm kế toán online?

Phần mềm online có thể phù hợp nếu doanh nghiệp:

- Có kế toán làm việc từ nhiều địa điểm, nhiều máy khác nhau.

- Có giám đốc cần xem báo cáo từ xa.

- Có nhiều người cùng sử dụng dữ liệu kế toán.

- Muốn giảm công việc cài đặt và bảo trì phần mềm.

- Thường xuyên làm việc với hóa đơn điện tử.

- Muốn truy cập dữ liệu nhanh khi không có mặt tại văn phòng.

Đặc biệt với kế toán dịch vụ và đại lý thuế, khả năng đăng nhập và làm việc với nhiều khách hàng từ xa có thể là một lợi thế đáng kể.

Khi nào nên chọn phần mềm kế toán offline?

Phần mềm offline có thể phù hợp với doanh nghiệp:

- Chủ yếu làm việc tại một địa điểm.

- Có hệ thống máy tính ổn định.

- Muốn tự quản lý môi trường lưu trữ dữ liệu.

- Không thường xuyên cần truy cập dữ liệu từ bên ngoài.

- Đã quen với cách làm việc trên phần mềm cài đặt.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chủ động hơn trong việc sao lưu dữ liệu, bảo trì máy tính và xử lý sự cố.

Phần mềm online có tốt hơn offline không?

Không thể khẳng định online tốt hơn offline trong mọi trường hợp.

Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chỉ nhìn vào việc phần mềm sử dụng công nghệ nào.

Nếu thường xuyên làm việc từ xa, cần nhiều người truy cập hoặc quản lý nhiều dữ liệu từ nhiều nơi, online thường thuận tiện hơn.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần một hệ thống kế toán cố định và muốn tự kiểm soát môi trường sử dụng, offline có thể phù hợp hơn.

Kế toán cần quan tâm gì khi chọn phần mềm?

Ngoài việc online hay offline, nên kiểm tra những tính năng thực sự phục vụ công việc:

- Có đáp ứng nghiệp vụ kế toán đang sử dụng không?

- Có hỗ trợ hóa đơn điện tử không?

- Có kết nối với ngân hàng hoặc các dịch vụ liên quan không?

- Có xuất được báo cáo cần thiết không?

- Có phân quyền người dùng không?

- Có sao lưu dữ liệu không?

- Có hỗ trợ khi gặp lỗi không?

- Chi phí sử dụng hàng năm là bao nhiêu?

Đừng chọn phần mềm chỉ vì có nhiều tính năng. Một phần mềm phù hợp là phần mềm đáp ứng đúng nghiệp vụ và dễ sử dụng đối với người trực tiếp làm kế toán.

Kết luận

Phần mềm kế toán online hay offline đều có ưu điểm riêng.

Doanh nghiệp cần làm việc từ xa, nhiều người cùng truy cập hoặc quản lý nhiều đơn vị có thể ưu tiên phần mềm online.

Doanh nghiệp chủ yếu làm việc tại một địa điểm và muốn chủ động quản lý hệ thống có thể cân nhắc phần mềm offline.

Nếu chưa có yêu cầu đặc biệt, nên ưu tiên những tiêu chí thực tế như dễ sử dụng, đáp ứng nghiệp vụ, kết nối hóa đơn điện tử, bảo mật dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật và chi phí sử dụng thay vì chỉ lựa chọn dựa trên online hay offline.