Phần mềm đọc XML Hóa Đơn và iTaxViewer khác nhau thế nào?

Nhiều người khi làm kế toán thường gặp file XML nhưng không biết nên sử dụng phần mềm đọc XML hóa đơn hay iTaxViewer. Hai công cụ này đều có thể mở và hiển thị dữ liệu XML, nhưng mục đích sử dụng không hoàn toàn giống nhau.

Hiểu đúng sự khác nhau sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ khi kiểm tra hóa đơn điện tử, tờ khai thuế và các file XML.

Phần mềm đọc XML hóa đơn là gì?

Phần mềm đọc XML hóa đơn được sử dụng để mở và hiển thị nội dung của file XML chứa dữ liệu hóa đơn điện tử.

Khi mở file, người dùng có thể xem các thông tin như:

- Tên, mã số thuế người bán và người mua.

- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

- Ngày lập hóa đơn.

- Tên hàng hóa, dịch vụ.

- Số lượng, đơn giá, tiền thuế.

- Tổng tiền thanh toán.

- Thông tin chữ ký số.

Công cụ đọc XML hóa đơn phù hợp khi kế toán cần kiểm tra nhanh nội dung của hóa đơn điện tử được lưu dưới dạng XML.

iTaxViewer là gì?

iTaxViewer là phần mềm do cơ quan thuế cung cấp, thường được sử dụng để đọc và kiểm tra các tệp dữ liệu thuế điện tử, đặc biệt là các tệp XML liên quan đến hồ sơ khai thuế.

Phần mềm thường được sử dụng để xem nội dung các loại tờ khai, báo cáo và hồ sơ thuế điện tử được kết xuất dưới dạng XML.

Vì vậy, iTaxViewer không phải là công cụ chuyên biệt để quản lý hoặc tra cứu mọi loại hóa đơn điện tử.

Phần mềm đọc XML hóa đơn và iTaxViewer khác nhau thế nào?

Điểm khác biệt chính nằm ở loại file và mục đích sử dụng.

Phần mềm đọc XML hóa đơn tập trung vào việc hiển thị dữ liệu hóa đơn điện tử. Trong khi đó, iTaxViewer chủ yếu phục vụ việc đọc hồ sơ, tờ khai và dữ liệu thuế điện tử.

Có thể hiểu đơn giản:

XML hóa đơn → dùng công cụ đọc XML hóa đơn

XML tờ khai thuế → dùng iTaxViewer

Do đó, nếu bạn tải về một file XML hóa đơn nhưng mở bằng iTaxViewer không được hoặc nội dung hiển thị không đúng, nguyên nhân có thể là file XML đó không thuộc loại dữ liệu mà iTaxViewer hỗ trợ.

Có thể dùng iTaxViewer để đọc XML hóa đơn không?

Không nên mặc định rằng mọi file XML đều có thể mở bằng iTaxViewer.

XML chỉ là một định dạng dữ liệu. Bên trong file có thể chứa nhiều loại dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc dữ liệu hồ sơ thuế.

Vì vậy, cần xác định XML thuộc loại nào trước khi lựa chọn phần mềm đọc.

Đối với XML hóa đơn điện tử, nên sử dụng công cụ có khả năng đọc và hiển thị đúng cấu trúc dữ liệu của hóa đơn.

Khi nào nên dùng phần mềm đọc XML hóa đơn?

Bạn nên sử dụng phần mềm đọc XML hóa đơn khi cần:

- Kiểm tra nội dung hóa đơn điện tử.

- Đọc file XML hóa đơn được gửi qua email hoặc tải về máy.

- Kiểm tra thông tin người bán, người mua.

- Kiểm tra tiền hàng, thuế và tổng thanh toán.

- Xem dữ liệu hóa đơn khi không muốn mở trực tiếp trên hệ thống tra cứu.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp lưu trữ nhiều hóa đơn điện tử dưới dạng XML, một công cụ đọc XML chuyên dụng sẽ thuận tiện hơn cho việc kiểm tra dữ liệu.

Khi nào nên dùng iTaxViewer?

iTaxViewer phù hợp hơn khi bạn cần mở và xem file XML của hồ sơ thuế được kết xuất từ các hệ thống khai thuế điện tử.

Ví dụ, kế toán có thể sử dụng iTaxViewer để kiểm tra nội dung của các file XML liên quan đến tờ khai hoặc báo cáo thuế trước khi lưu trữ hoặc gửi cho các bên liên quan.

Cách nhận biết nên dùng phần mềm nào

Nếu chưa biết file XML thuộc loại nào, bạn có thể dựa vào nguồn file.

Nếu file được tải xuống từ hệ thống hóa đơn điện tử và chứa thông tin của một hóa đơn, hãy sử dụng công cụ đọc XML hóa đơn.

Nếu file được kết xuất từ hệ thống khai thuế và chứa dữ liệu tờ khai, báo cáo hoặc hồ sơ thuế, iTaxViewer thường là công cụ phù hợp hơn.

Điều quan trọng là không phải cứ có đuôi .xml thì đều mở bằng iTaxViewer. Đuôi XML chỉ cho biết định dạng file, không cho biết nội dung bên trong thuộc loại dữ liệu nào.

Kết luận

Phần mềm đọc XML hóa đơn và iTaxViewer có mục đích sử dụng khác nhau. Phần mềm đọc XML hóa đơn tập trung vào việc xem dữ liệu hóa đơn điện tử, còn iTaxViewer chủ yếu được sử dụng để đọc các file XML liên quan đến hồ sơ và tờ khai thuế.

Nếu thường xuyên làm việc với cả hóa đơn điện tử và hồ sơ thuế, việc phân biệt hai loại công cụ này sẽ giúp bạn tránh tình trạng mở nhầm phần mềm hoặc tưởng rằng file XML bị lỗi.