Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp cá nhân hoặc doanh nghiệp lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát kết quả công việc trên một hệ thống thay vì phải quản lý bằng giấy tờ, Excel hoặc tin nhắn rời rạc.

Phần mềm thường cho phép người dùng tạo công việc, phân công cho từng nhân viên, đặt thời hạn và cập nhật trạng thái thực hiện. Nhờ đó, người quản lý có thể biết công việc đang ở bước nào, ai đang phụ trách và việc nào bị chậm tiến độ.

Phần mềm quản lý công việc có những chức năng gì?

Tùy từng phần mềm, các chức năng có thể khác nhau nhưng thường gồm:

- Tạo và giao việc: Tạo nhiệm vụ, phân công người thực hiện, đặt thời hạn.

- Theo dõi tiến độ: Cập nhật trạng thái như chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành hoặc quá hạn.

- Quản lý kế hoạch: Sắp xếp công việc theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng dự án.

- Trao đổi và đính kèm tài liệu: Bình luận, trao đổi nội dung và tập trung các tài liệu liên quan vào từng công việc.

- Thông báo và nhắc việc: Nhắc người phụ trách khi gần đến hạn hoặc có công việc mới.

- Báo cáo: Tổng hợp số lượng công việc, tiến độ và tình trạng hoàn thành để người quản lý dễ theo dõi.

Ai nên sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Công cụ này phù hợp với cả cá nhân và doanh nghiệp. Nhân viên có thể sử dụng để quản lý danh sách nhiệm vụ hằng ngày, trong khi doanh nghiệp có thể dùng để quản lý công việc của phòng ban, dự án hoặc nhiều nhóm cùng lúc.

Với các doanh nghiệp có nhiều nhân sự, công việc thường xuyên thay đổi hoặc cần phối hợp giữa nhiều bộ phận, phần mềm quản lý công việc giúp hạn chế tình trạng quên việc, giao việc nhưng không theo dõi được tiến độ hoặc khó xác định người chịu trách nhiệm.

Phần mềm quản lý công việc khác gì Excel?

Excel có thể dùng để lập danh sách và theo dõi công việc đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng công việc và người sử dụng tăng lên, việc cập nhật thủ công dễ trở nên khó kiểm soát.

Phần mềm quản lý công việc thường được thiết kế riêng cho quy trình giao và theo dõi nhiệm vụ, có phân quyền, thông báo, lịch làm việc, lịch sử cập nhật và báo cáo. Vì vậy, doanh nghiệp có thể quản lý công việc tập trung hơn thay vì phải liên tục cập nhật nhiều file Excel.

Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp doanh nghiệp biết “việc gì cần làm, ai làm, khi nào phải xong và hiện đã đến đâu”.