Phần mềm báo lỗi khi ký số hoặc phát hành hóa đơn

Trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán có thể gặp tình trạng bấm ký nhưng không hiện cửa sổ nhập mã PIN, phần mềm báo không tìm thấy chứng thư số hoặc hóa đơn không phát hành được. Những lỗi này có thể xuất phát từ USB Token, chứng thư số, công cụ ký số, thông tin đăng ký với cơ quan thuế hoặc kết nối hệ thống.

Để xử lý đúng, cần xác định lỗi xảy ra ở bước nào thay vì cài lại phần mềm ngay từ đầu.

1. Không nhận chữ ký số hoặc không hiện cửa sổ nhập mã PIN

Đây là tình trạng thường gặp khi sử dụng chữ ký số USB Token. Người dùng đã cắm USB vào máy tính nhưng phần mềm không nhận diện được, nút ký bị mờ hoặc bấm ký mà không xuất hiện cửa sổ nhập mã PIN.

Nguyên nhân có thể là USB Token chưa được nhận diện, driver bị lỗi, công cụ ký số chưa được cài đặt hoặc chưa chạy. Đôi khi, cửa sổ nhập mã PIN đang bị che phía sau cửa sổ phần mềm.

Cách xử lý là rút USB Token và cắm lại, kiểm tra thiết bị có được máy tính nhận diện hay không. Nếu phần mềm yêu cầu công cụ ký số riêng, hãy kiểm tra công cụ đã được cài đặt và đang hoạt động chưa. Có thể thu nhỏ các cửa sổ đang mở để kiểm tra xem hộp thoại nhập mã PIN có bị ẩn hay không.

Nếu vẫn không ký được, nên cài đặt hoặc cập nhật công cụ ký số theo hướng dẫn chính thức của nhà cung cấp phần mềm. Không nên tải bộ cài từ các website không rõ nguồn gốc.

2. Báo chứng thư số không hợp lệ hoặc chưa được đăng ký

Có trường hợp USB Token vẫn hoạt động bình thường nhưng khi phát hành hóa đơn, phần mềm lại báo chứng thư số không hợp lệ hoặc chữ ký số chưa được đăng ký.

Nguyên nhân có thể là chứng thư số đã hết hạn, bị thu hồi, thông tin chứng thư số đang sử dụng không khớp với thông tin đã đăng ký hoặc doanh nghiệp vừa gia hạn, thay đổi chữ ký số nhưng chưa cập nhật thông tin cần thiết.

Khi gặp lỗi này, kế toán nên kiểm tra thời hạn chứng thư số và thông tin đơn vị trên chứng thư. Nếu doanh nghiệp mới thay đổi hoặc gia hạn chữ ký số, cần đối chiếu thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế và thực hiện thủ tục cập nhật theo hướng dẫn hiện hành nếu cần.

Đặc biệt, không nên mặc định rằng cứ gia hạn chữ ký số thành công là có thể phát hành hóa đơn ngay. Chứng thư số vẫn cần đáp ứng các điều kiện sử dụng trên hệ thống liên quan.

3. Báo lỗi ký điện tử không thành công

Thông báo này khá chung, nên chỉ dựa vào tên lỗi sẽ khó xác định chính xác nguyên nhân. Lỗi có thể nằm ở công cụ ký số, kết nối giữa phần mềm và thiết bị, chứng thư số hoặc chính quá trình xử lý của ứng dụng.

Kế toán nên thử kiểm tra chữ ký số bằng công cụ chính thức của nhà cung cấp. Nếu công cụ kiểm tra cũng không nhận thiết bị hoặc không thực hiện được thao tác ký, cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để kiểm tra.

Nếu chữ ký số vẫn hoạt động bình thường nhưng chỉ lỗi khi ký hóa đơn trên một phần mềm nhất định, nên gửi thông báo lỗi và thông tin phiên bản phần mềm cho bộ phận hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Cách kiểm tra này giúp phân biệt lỗi do chữ ký số với lỗi do ứng dụng, tránh mất thời gian cài lại nhiều thành phần không cần thiết.

4. Đã ký nhưng hóa đơn không phát hành được

Một số trường hợp phần mềm đã thực hiện bước ký số nhưng hóa đơn vẫn chưa có trạng thái phát hành thành công. Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, quá trình xử lý còn liên quan đến việc gửi dữ liệu và nhận kết quả từ hệ thống thuế.

Nguyên nhân có thể là kết nối mạng không ổn định, hệ thống đang xử lý, dữ liệu hóa đơn chưa đáp ứng yêu cầu hoặc cơ quan thuế trả về thông báo lỗi.

Khi gặp tình trạng này, không nên lập ngay một hóa đơn mới để thay thế hóa đơn đang xử lý. Trước hết, hãy kiểm tra trạng thái hóa đơn trong phần mềm, xem có thông báo phản hồi từ hệ thống hay không. Nếu cần, đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu thông tin phù hợp với quyền truy cập của đơn vị.

Nếu hệ thống trả về mã lỗi hoặc lý do từ chối, hãy lưu lại nội dung đó để xử lý đúng nguyên nhân. Trường hợp không có kết quả rõ ràng, cần yêu cầu nhà cung cấp phần mềm kiểm tra trạng thái giao dịch trước khi thực hiện phát hành lại, tránh tạo hóa đơn trùng.

5. Lỗi kết nối phần mềm với hệ thống hóa đơn điện tử

Nếu nhiều hóa đơn liên tiếp không phát hành được, hoặc phần mềm báo lỗi kết nối, không loại trừ khả năng đường truyền mạng, thông tin xác thực kết nối hoặc hệ thống đang gặp sự cố.

Kế toán có thể kiểm tra kết nối Internet, đăng nhập lại phần mềm và xem thông báo bảo trì trên hệ thống liên quan. Nếu phần mềm có chức năng kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, hãy kiểm tra trạng thái kết nối và thực hiện kết nối lại theo đúng hướng dẫn của nhà cung cấp.

Không nên liên tục bấm phát hành khi chưa biết giao dịch trước đã thành công hay chưa. Nếu lỗi xuất hiện đồng thời ở nhiều máy tính hoặc nhiều tài khoản, cần báo bộ phận hỗ trợ để kiểm tra khả năng lỗi hệ thống thay vì chỉ xử lý riêng trên một máy.

6. Khi nào cần liên hệ nhà cung cấp phần mềm hoặc chữ ký số?

Nếu đã kiểm tra các bước cơ bản nhưng vẫn không xử lý được, kế toán nên chuẩn bị thông tin trước khi yêu cầu hỗ trợ, gồm:

- Ảnh chụp đầy đủ thông báo lỗi hoặc mã lỗi.

- Tên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng và thời điểm xảy ra lỗi.

- Loại chữ ký số đang dùng: USB Token hay chữ ký số từ xa.

- Tình trạng chứng thư số và việc lỗi xảy ra với một hay nhiều hóa đơn.

- Trạng thái hóa đơn tại thời điểm kiểm tra.

Nếu thiết bị hoặc chứng thư số không hoạt động ngay cả khi kiểm tra bằng công cụ của nhà cung cấp, nên liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số. Nếu chữ ký số hoạt động nhưng phần mềm vẫn báo lỗi, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ của phần mềm hóa đơn điện tử. Trường hợp có thông báo liên quan đến việc đăng ký chứng thư số hoặc từ chối cấp mã, cần kiểm tra thêm thông tin phản hồi từ hệ thống thuế.

Lưu ý khi xử lý lỗi ký số và phát hành hóa đơn

Không phải lỗi nào cũng do phần mềm. Việc xác định đúng nguyên nhân giúp kế toán tránh cài đặt lại không cần thiết, hạn chế gián đoạn công việc và giảm nguy cơ phát hành trùng hóa đơn.

Quan trọng nhất, hãy kiểm tra trạng thái hóa đơn trước khi ký hoặc phát hành lại. Nếu chưa xác định được giao dịch trước đã thành công hay chưa, nên nhờ nhà cung cấp kiểm tra trước khi thao tác tiếp.